a) Archivierung digital signierter Dokumente
Die Archivierung digital signierter Dokumente ist im Standard von ELOoffice integriert. Damit können digital signierte Dokumente einfach und gesetzeskonform aufbewahrt werden. Besonders das Verwalten signierter elektronischer Rechnungen wird zum Kinderspiel.

Weitere Vorteile: Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen.

Der Anwender kann z.B. die elektronische Signatur eines Dokuments direkt aus ELOoffice heraus überprüfen. Die Signatur sichert dadurch nicht nur Dokumente gegen Manipulation, sondern beweist auch, wer das Dokument unterzeichnet hat und ob die digitale Unterschrift zum Zeitpunkt der Signierung überhaupt gültig war.

Die digitale Signatur für ELOoffice senkt Kosten
Das Finanzamt beispielsweise akzeptiert den Vorsteuerabzug bei Online-Rechnungen nur dann, wenn sie mit einer digitalen Signatur versehen sind. Gerade deshalb werden Bedienerfreundlichkeit und einfache Handhabung bei der Elektronischen Signatur von ELO groß geschrieben.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (GDPdU)
Die ELOoffice Signaturkomponente vereinfacht die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gemäß der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erheblich. Zudem unterstützt ELO Chipkarten aller akkreditierten Trustcenter in Deutschland. Der rechtliche Rahmen der elektronischen Signatur ist im Signaturgesetz (SigG) vom 16.05.2001 definiert. Damit ist die Gleichstellung der elektronischen Signatur mit der eigenhändigen Unterschrift rechtswirksam.

Zusatzmodul ELO OPENLiMiT CC Sign -
Signieren von Dokumenten aus dem ELO Archiv

Mit diesem Modul können Sie Dokumente aus dem ELO Archiv digital signieren und per E-Mail versenden.

Die Digitale Signatur wurde in die ELOoffice Arbeitsoberfläche vollständig integriert, so dass es mit einem Mausklick möglich ist, im ELOoffice Archiv befindliche Dokumente qualifiziert zu signieren. Sie benötigen nur einen Kartenleser oder eine Tastatur mit Kartenlesevorrichtung, eine für Sie authentifizierte Karte mit ihren persönlichen Daten und schon können Sie in ELO jedes Dokument persönlich signieren.

Die Signatur und die Verschlüsselung der Daten wird mit einer Signaturkarte durchgeführt, basierend auf einer Public Key Infrastruktur (PKI). Bei dem Signaturvorgang wird der private Schlüssel auf der Karte verwendet um zu verschlüsseln.

Damit kann ELO sicherstellen das nur der Karteninhaber das Dokument signiert hat, denn nur er hat die Karte und die PIN. Soll im Archiv die Signatur geprüft werden, wird der öffentliche Schlüssel verwendet. Bei der Verschlüsselung werden die beiden Schlüssel in umgekehrter Reihenfolge eingesetzt. Beim Verschlüsseln kommt der öffentliche Schlüssel des Empfängers zum Einsatz, so dass nur dieser die Daten wieder entschlüsseln kann. Mit der Digitalen Signatur und ELO ist die Verifikation der persönlichen Identität sogar Online über ein Trustcenter im normalen Archivbetrieb möglich. Alle Anforderungen an die digitale Signierung von Dokumenten werden hier erfüllt.

OPENLiMiT® CC Sign
Die universelle Client-Anwendung für die Erzeugung und Prüfung qualifizierter Signaturen und für die Nutzung von Signatur-, Verschlüsselungs- und Authentisierungsfunktionen in zahlreichen Mail-Clients oder Browsern auf Windows Systemen.