Dokumentenstatus 
Freie Bearbeitung, Versionskontrolle, Revisionssicher

Jedes Dokument erhält über die Konfiguration der Ablagemaske den Dokumentenstatus freie Bearbeitung, versionskontrolliert oder revisionssicher.



Freie Bearbeitung möglich
Es wird nur die jeweils letzte Version gespeichert und die vorherige Version überschrieben. Dies entspricht dem Status im Windows Explorer. Eine Wiederherstellung einer früheren Version ist nicht möglich.

Versionskontrolle eingeschaltet
Hier wird beim einchecken des Dokuments ins Archiv jeweils eine neue Version erzeugt. Über die Versionshistorie kann dann übersichtlich nachvollzogen werden, welche Version wann von wem erstellt bzw. geändert wurde. Zusätzlich können die einzelnen Versionen miteinander verglichen werden.



Revisionssicher abgelegt
Dokumente mit diesem Status können nicht mehr geändert werden, auch der Status nicht. Dies ist z.B. sinnvoll für steuerlich relevante Dokumente zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.

Empfohlen wird der Status Versionskontrolle eingeschaltet, da so Änderungen an einem Dokument wieder rückgängig gemacht werden können, in dem eine vorherige Version wieder zur aktuellen Version erklärt wird.