UDS for ELOoffice

Barcode-Erkennung und Anbindung externer Datenquellen

Die Barcode-Erweiterung für ELOoffice ist die günstige Lösung für automatische Barcode-Erkennung und -Verarbeitung sowie Anbindung beliebiger Datenquellen an ELO. Sie ermöglicht die bequeme Anbindung von Datenbanken wie z.B. SQL, Oracle, Access, Excel, Dbase, Sybase, MS Exchange Server oder Text-Dateien.

Die Funktionsweise

Für eine automatisierte Belegverarbeitung sind häufig eine Vielzahl von Informationen erforderlich. Beispiel: Für eine automatische Ablage von Eingangsrechnungen sind folgende Informationen in der Indexierung wünschenswert:

  • Lieferantenname
  • Belegnummer
  • Belegdatum
  • Zuständigkeit im Einkauf
  • Projektnummer

So funktioniert es in der Praxis:

  1. Belege mit Barcodes versehen
        (Einbinden im Druckformular oder fertig von der Rolle)
  2. Belege im Stapel scannen
  3. Barcode-Button drücken

In der ELO Postbox klicken Sie auf den UDS Barcode-Button. UDS trennt die Belege nach Barcode, liest den Barcode aus und vervollständigt die Informationen mit Daten aus Ihrer Datenbank (z.B. Kundendaten, Lieferantendaten, Auftrag, Projekt, …). Die ELO Verschlagwortungsmaske wird automatisch gefüllt, der Ablagepfad im Archiv erzeugt und der Beleg abgelegt.

Fertig:
Ihr Beleg wurde automatisch vorgangsbezogen archiviert
und indexiert.

Durch die Suche mit wenigen Referenzinformationen (z.B. Belegnr. aus einem Barcode) überträgt die Barcode-Erweiterung die dazugehörigen Daten wie Belegdatum, Kdnr., Name, Betrag etc.) aus der externen Datenquelle direkt in die Indexierungsmaske und legt die Dokumente anschließend automatisch an die richtige Stelle im Archiv ab. Dabei werden erforderliche Archivstrukturen automatisch erstellt.

Konfiguration ohne Programmieraufwand

Der Unterschied zur herkömmlichen Datenbankanbindung liegt darin, dass die einzelnen Datenbankanbindungen nicht individuell programmiert, sondern über einen grafischen Editor einfach eingestellt werden können. Dieses Vorgehen spart nicht nur viel Zeit, sondern führt im Ergebnis auch zu konsistenten, fehlerfreien Datenanbindungen.

Einmal eingerichtet archivieren und
indexieren Sie Ihre Belege automatisiert!

Die gesamte Konfiguration findet serverseitig statt. Eine Installation von Datenbanktreibern auf den Clients ist nicht notwendig und reduziert somit den Administrationsaufwand auf ein Minimum. Die Integration in ELO geschieht ebenfalls über eine grafische Oberfläche. Clientseitig genügt ein einzeiliger Skriptaufruf, um bei Bedarf einen komfortablen Datenbank Dialog zu öffnen und Datenbankfelder in ELO Ablagemaskenfelder zu übernehmen. Die Client-DLL und das Konfigurationsprogramm besitzen keine Abhängigkeiten zu „kritischen“ Bibliotheken wie Internet Explorer, ADO oder MS XML. Das Deployment ist dadurch ohne Probleme automatisierbar.

Barcode-Stapelverarbeitung inklusive

Die bereits integrierte Barcode-Erkennung bietet die Möglichkeit der automatischen Ablage von Dokumenten wie Auftrags-/Lieferscheinen, Rechnungen, Servicescheinen uvm. Zudem können beim Stapelscannen Belege automatisch sortiert werden (z.B. nur erste Seite mit Barcode oder alle Seiten mit identischem Barcode).

Haben Sie Fragen
zu UDS for ELOoffice?

Sie erreichen uns
montags bis freitags
zwischen 08.00 und 17.00 Uhr –
rufen Sie uns an:

Telefonnummer:
0561 / 7 66 56-40

Oder senden Sie uns eine E-Mail an
vertrieb@bcis.de

Haben Sie Fragen zu ELOoffice?

Für weitere Informationen und ein individuelles Angebot stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.